Come organizzare un team building

Prima domanda: formazione o premio?

È la scelta da cui dipende tutto il resto, e viene confusa di continuo. Sono due eventi diversi, e possono anche essere due momenti distinti della stessa giornata, purché si sappia quale si sta facendo.

Se l’obiettivo è formare, integrare persone nuove, cambiare il modo in cui il gruppo lavora insieme e superare delle resistenze, si sta progettando un training, e la giornata va costruita attorno al debriefing.

Se l’obiettivo è premiare, creare un ricordo e rafforzare il senso di appartenenza, si sta progettando un incentive, e la giornata va costruita attorno all’esperienza. È il caso di una festa, di un Family Day o dell’accoglienza di ospiti stranieri.

Quando, chi, perché

Tre gruppi di domande a cui rispondere prima di guardare qualsiasi catalogo di attività.

Quando

In che occasione cade l’evento, se dentro un momento di crisi o dentro una celebrazione di risultati: da questo dipende il tono. In che stagione, perché decide fra un format all’aperto e uno al chiuso. In che momento della giornata e con quanto tempo a disposizione, perché decide la lunghezza del briefing e il ritmo di tutto il resto.

Chi

Persone dello stesso team o di team diversi. Solo dipendenti oppure anche clienti. Stesso livello gerarchico o livelli misti. Stessa fascia d’età o più generazioni insieme. Stessa provenienza e stessa cultura aziendale, oppure no. Ognuna di queste risposte esclude qualcosa.

Perché

Una crescita troppo rapida, una crisi di mercato, un meeting fra task force diverse. Oppure una fusione o un’acquisizione, che è il caso più delicato: persone con culture aziendali diverse si trovano a collaborare, e manager che nella vecchia struttura erano superiori si ritrovano alla pari con chi prima stava sotto. Sono situazioni che generano incomunicabilità, e conviene affrontarle prima che si assestino.

Scegliere l’attività

Le tipologie sono oltre un centinaio e la scelta si fa a partire dallo scopo, non dal fascino dell’attività.

1. Training, per formare e integrare persone nuove nel gruppo.
2. Azione e avventura, per rimettere in moto le persone dentro un convegno e mettere alla prova collaborazione e problem solving.
3. Musica, per lavorare su comunicazione e ascolto reciproco.
4. Creatività, per rendere esplicite vision, mission e valori e per far immaginare il futuro dell’azienda.
5. Cooking, per la divisione del lavoro, con il vantaggio che alla fine si cena.
6. Urban Game, per far scoprire il territorio a un gruppo che viene da fuori.
7. Social, per costruire spirito di squadra facendo qualcosa che serve a qualcun altro.

La location

Il luogo crea il tono prima che cominci qualsiasi cosa, e ogni scelta porta con sé un difetto da mettere in conto.

Una location esclusiva impressiona i clienti importanti, e il fascino non coincide con la comodità: un castello autentico può non avere i servizi tecnologici che si danno per scontati. Una struttura rustica in campagna favorisce l’informalità ed è ottima per lavorare all’aperto, ma complica gli spostamenti. Un albergo in città o vicino a un aeroporto si sceglie per la comodità di chi arriva da lontano. Una baita in montagna è perfetta per l’azione e l’avventura, e va pesata sul tempo che serve per raggiungerla.

L’errore più frequente è scegliere al ribasso guardando solo il prezzo, e trovarsi con un servizio sotto le aspettative dei partecipanti.

Progettare la giornata

Serve un progetto nel dettaglio, una scaletta strutturata che resti flessibile, i materiali procurati in anticipo, i coach ingaggiati e i fornitori scelti.

Sui fornitori c’è una distorsione ricorrente: si mette tutta l’attenzione sul catering e si trascura il resto. Audio, video, regia, personale di servizio, gadget e materiali dell’attività pesano sulla riuscita quanto il pranzo.

Per capire se un fornitore è affidabile, le cose da verificare sono poche e concrete. Che non sia un intermediario. Che abbia foto e video di eventi già fatti, perché se non ne ha non li ha mai fatti. Con chi ha lavorato prima. Se il servizio è costruito su misura o è preconfezionato. Come si comporta durante il briefing, cioè se ascolta le esigenze particolari o recita il suo copione.

Il metodo Van Halen

C’è un modo elegante per scoprire se qualcuno ha letto il contratto fino in fondo, e lo hanno inventato dei musicisti.

Nei contratti dei loro tour i Van Halen inserivano una clausola: nel backstage doveva esserci una ciotola di M&M’s senza nessun confetto marrone, pena la risoluzione immediata del contratto. Sembra un capriccio da rockstar, e non lo era.

Il contratto conteneva anche pagine di prescrizioni tecniche sulla portata dei palchi e sugli impianti. Se i confetti marroni erano nella ciotola, voleva dire che l’organizzatore non aveva letto tutto, e allora conveniva ricontrollare le cose da cui dipendeva la sicurezza. La ciotola era una spia, e costava niente da guardare.

Non serve chiedere niente di così bizzarro a un fornitore. Serve avere un modo per verificare, prima dell’evento, se ha letto davvero quello che gli avete mandato.

Il giorno stesso

Una checklist delle cose da fare e dei materiali da controllare. Ruoli e responsabilità assegnati in modo che nessuno debba chiedere. Presidio in tutti i luoghi dell’evento. Coordinamento fra catering, regia, audio e luci. Attenzione costante a come stanno i partecipanti.

E una scaletta rispettata, che non sia frenetica e soprattutto non abbia tempi morti. I vuoti sono il punto in cui un gruppo si disperde, e recuperarlo dopo costa più di quanto si pensi.