Team Building per Grandi Eventi

Con quattrocento persone in sala il rischio ha una forma precisa: trenta che fanno e trecentosettanta che guardano il telefono. Il secondo rischio è il tempo: la finestra è di novanta minuti, tra l’intervento del CEO e la cena, e nessuno la sposta per noi. Il terzo è che la serata è una sola. Se va male, va male davanti a tutta l’azienda, e il nome sul programma è il tuo.

Cosa fa paura a chi organizza

Le domande che ci arrivano prima di una convention sono sempre le stesse quattro, e sono quelle giuste. Come si fa a far partecipare tutti, quando i numeri sono quelli di un teatro? Come si fa a finire all’ora esatta, con l’orchestra della cena che aspetta dietro la porta? Come si usa una sala pensata per una plenaria, con le file di sedie e un palco, per un’attività in cui le persone devono muoversi e parlarsi? E come si tiene insieme un pubblico che arriva da tre Paesi, quattro lingue e sei livelli di organigramma, senza che l’attività diventi la cosa dei giovani o la cosa degli italiani?

Ognuna di queste domande ha una risposta tecnica, e la troverai più sotto. Prima, però, i numeri.

I numeri che abbiamo già fatto

Abbiamo portato un’attività fino a seicento persone in contemporanea. Movie Making con seicento partecipanti, quaranta troupe che girano nello stesso pomeriggio e un’unica proiezione finale. Pasta Making con trecento sfoglini e una Villa Palladiana ed il suo giardino trasformati in un gigantesco laboratorio di pasta fresca. Una competizione in cucina a trecento, con le squadre ai fornelli e una giuria. Una Corporate Song scritta e registrata da trecento voci. Escape Box fino a trecento, con una valigetta ogni dieci persone. Cocktail Challenge a duecentosessanta. Coro e orchestra oltre le cento persone, con gente che fino a un’ora prima non aveva mai suonato.

Dietro ci sono venticinque anni, più di ottocento aziende e 79.450 persone, in Italia e nel Golfo, con trainer che lavorano in quattro lingue madri. I grandi numeri, per noi, sono un mestiere a parte, e li facciamo da molto prima che si chiamassero grandi eventi.

Come si tiene in mano una sala da trecento

Partiamo sempre da un format, perché un format collaudato è quello che garantisce che trecento persone facciano davvero qualcosa. Poi lo progettiamo sul tuo caso: perché fate questa convention, qual è il messaggio, chi c’è in sala, cosa deve restare. Per farlo dobbiamo capire il contesto e sapere con chi interfacciarci: l’agenzia che gestisce l’evento, le risorse umane, la segreteria della direzione, lo staff della sede. Un grande evento riesce quando queste persone parlano la stessa lingua fin dal primo sopralluogo, e il nostro lavoro comincia lì, molto prima del giorno.

Il tempo è la cosa su cui siamo più sinceri. Ogni tanto ci chiedono un miracolo in venti minuti. Venti minuti vanno benissimo per un icebreaker, che apre una plenaria e la fa parlare. Attivare duecento o trecento persone, farle passare da platea a squadre che decidono, costruiscono e presentano, richiede tempo, e conviene dedicarglielo. Ridurre la durata sembra un risparmio, e quasi sempre è il contrario: allestimento, facilitator e regia costano uguale, e si torna a casa con meno. Un facilitator ingaggiato bene, con il tempo e l’energia giusti, trasferisce alla sala molto più valore di uno che deve chiudere in fretta.

I numeri li reggiamo per addizione: una valigetta ogni dieci persone, un tavolo ogni dieci, una troupe ogni quindici. Si aggiungono unità, e l’attività resta la stessa per l’ultimo tavolo come per il primo. Il programma lo costruiamo a ritroso dall’ora che non si sposta, di solito la cena, e in sala c’è una regia centrale che tiene il ritmo, con un facilitator per ogni gruppo di tavoli che si accorge di una squadra bloccata prima della squadra stessa.

Le sale internazionali sono il nostro terreno da anni, tra l’Italia e il Golfo. Capire la multiculturalità di un pubblico fa parte della progettazione: quello che funziona in una sala di Milano non funziona uguale con tre nazionalità e quattro lingue, e serve chi se ne accorga prima. Tutti noi parliamo inglese, i facilitator vengono scelti anche per le lingue presenti in sala, e briefing e materiali sono bilingue quando serve, così nessun tavolo capisce le regole dopo gli altri.

Gli imprevisti, infine, preferiamo prevenirli. Il sopralluogo, o il lavoro sulla pianta e sulle foto quando la sede è lontana; i vincoli della sala, file di sedie, palco, colonne, acustica, messi nel progetto prima del giorno stesso; l’allestimento fatto mentre la plenaria è ancora in corso; il numero dei partecipanti confermato con un margine; l’agenda letta insieme a chi la gestisce. Quando serve un’alternativa la prepariamo, e il lavoro vero è fare in modo che non serva.

I format che reggono i grandi numeri

Escape Box

Una valigetta chiusa, un timer, scatole una dentro l’altra. Si apre solo se ognuno dice ad alta voce quello che ha trovato. Fino a trecento persone in una sala riunioni, e nella versione Escape Together le squadre scoprono che il codice finale è di tutti.

Pasta Making

La cucina diventa un pastificio e i colleghi diventano sfoglini. È il format che scala meglio di tutti, perché non dipende dal forno, e finisce con tutti a tavola a mangiare quello che hanno fatto.

Competizione in cucina

Squadre ai fornelli, un menù da progettare prima, una giuria alla fine. Il piatto esce bene solo se i tempi delle squadre si parlano: con trecento persone la cucina è un’azienda in miniatura.

Movie Making

Ogni squadra scrive, gira e monta un cortometraggio nello stesso pomeriggio. Prima ci si accorda su cosa raccontare, poi ognuno prende un ruolo. La proiezione finale, davanti a tutta la sala, è il riconoscimento che nessuno può darsi da solo.

Corporate Song

Trecento persone scrivono e registrano una canzone che racconta l’azienda. Per scriverla il gruppo deve chiedersi chi è; alla fine la registriamo davvero, e circola in azienda per mesi.

Coro Gospel e Orchestra Aziendale

La musica come linguaggio comune, per platee che devono diventare una voce sola: si suona insieme solo ascoltandosi, e nessuno deve saper suonare. Il momento finale di una convention, quando serve che unisca.

Icebreaker

Per aprire: dieci minuti in cui una plenaria di sconosciuti diventa una sala che si parla, prima ancora del primo intervento.

Le avventure digitali a tema

Escape Room Horror, Giro del Mondo in 80 minuti, Detective Story, Formula 1 Challenge: quattro avventure che si svolgono dal tavolo, con un tablet per squadra e la classifica sullo schermo della plenaria. La sala resta seduta, e gareggia tutta insieme.

Cosa resta a una convention

Una convention ha sempre un messaggio: la strategia, i valori, il nuovo prodotto, il nuovo assetto. L’attività serve a farlo fare, e non soltanto ascoltare. Una canzone cantata da trecento persone resta più di una slide. Un cortometraggio in cui la sede di Milano e quella di Bari hanno lavorato nella stessa troupe vale più di un discorso sull’integrazione. E le persone che per un’ora si sono divise i compiti a un tavolo, il giorno dopo si scrivono senza mettere nessuno in copia.

Per chi ha organizzato resta un’altra cosa, più semplice: una serata finita all’ora giusta, con tutti dentro.

Prima di firmare, ti diciamo tre cose

La prima è quali format sconsigliamo ai tuoi numeri. Alcune attività bellissime a quaranta persone diventano una platea a quattrocento, e te lo diciamo prima del preventivo, anche a costo di perderlo.

La seconda è come sarà la giornata: il programma con i tempi che servono davvero, il numero di facilitator, quello che abbiamo previsto per la tua sala. Lo trovi scritto nella proposta, così sai cosa stai comprando e chi ci mette la faccia.

La terza è con chi l’abbiamo già fatto. I numeri qui sopra hanno dei nomi, e se vuoi parlare con chi ha organizzato prima di te ti mettiamo in contatto.

Dicci data, sala e numero di partecipanti

Al resto pensiamo noi: entro 24 ore ricevi una proposta con i format che reggono i tuoi numeri, e con quelli che a quel numero ti sconsigliamo.

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