Team Coaching Online

Quando serve

Un team distribuito perde per prima cosa quello che non finisce mai a verbale: lo scambio breve, il chiarimento al volo, il capire da uno sguardo che una cosa non è passata. Restano le riunioni, che sono il canale meno adatto a far emergere un disallineamento.

Il percorso online serve quando le persone non possono stare nella stessa stanza abbastanza a lungo, e quello su cui bisogna lavorare resta l’allineamento, la comunicazione e il modo di gestire tempo e priorità.

Fase uno: allineare a distanza

Si comincia verificando se vision e mission esistono già e sono condivise davvero, oppure se vanno costruite da capo. Anche quando ci sono e sono solide vale la pena chiedersi se siano ancora quelle giuste: le direzioni invecchiano, e di solito nessuno se ne accorge il giorno in cui succede.

Allineare un gruppo a distanza è più difficile che in presenza, e lo strumento con cui lo facciamo è la facilitazione visiva.

La facilitazione visiva

Vision, mission e valori si possono rappresentare con carta e penna. Disegnarli fa quattro cose che discuterne non fa.

1. Semplifica. Mettere una cosa nero su bianco obbliga a ridurla all’essenziale, e quello che resta è la sua forma concreta.
2. Organizza. Trasferire su carta quello che si ha in testa costringe a metterlo in un ordine, che finché resta in testa non ha.
3. Chiarisce. Le parole sono etichette convenzionali e ciascuno ci associa un’immagine propria. Il disegno mostra quale, e le differenze si vedono subito.
4. Rallenta. Mentre si disegna non si parla, e quello spazio vuoto è quello in cui si ascolta.

Servono carta, penna e pennarelli, a volte oggetti che si hanno già in casa. Non serve altro, ed è una scelta: uno strumento che chiede di installare un software lascia sempre indietro qualcuno.

L’esercizio che a distanza rende più che in presenza

Una persona deve spiegare agli altri un concetto semplice e visivo senza poterlo mostrare. Gli altri eseguono. Alla fine si mette il risultato accanto a quello che era stato chiesto.

Lo scarto fra le due cose è la misura di quanto quella spiegazione fosse chiara, e non si può discutere, perché è lì da guardare. Da quel punto si comincia a lavorare sul modo di comunicare.

Tempo e priorità

A distanza la gestione del tempo si complica. Le giornate si allungano, le chiamate si moltiplicano e le distrazioni domestiche non hanno orari.

La matrice di Eisenhower resta un riferimento utile e non basta a decidere. Nelle sessioni lavoriamo sul criterio dell’obiettivo primario, quello che una volta raggiunto rende secondario il resto, e sulla differenza fra una lista di cose da fare e una lista di cose che contano. Il tema esteso sta nella pagina Time Management.

Fase due: assessment

La seconda fase è l’Assessment, individuale e di squadra. Restituisce come è fatta ogni persona e in quali condizioni funziona meglio, e rende leggibili le ragioni dietro comportamenti che da fuori sembrano arbitrari.

Sul profilo individuale si guarda se la posizione ricoperta corrisponde alle capacità, quali sono i punti di forza e dove stanno le aree di frustrazione. Sul profilo di squadra si guarda come integrare capacità e caratteri diversi, e quali abilità dei singoli possono essere messe a servizio del gruppo.

Fase tre: mettere alla prova

La terza fase porta a distanza la formazione esperienziale. Il gruppo affronta sfide e problemi da risolvere che hanno l’aria del gioco e servono a far emergere attitudini che nel lavoro di ogni giorno restano coperte.

Anche a distanza i coach osservano senza intervenire e prendono nota. Il valore sta nel briefing iniziale e nel debriefing finale, che è il momento in cui si guarda insieme che cosa è successo davvero.

Guidare da lontano

Chi guida un gruppo distribuito perde gli strumenti informali su cui si appoggiava senza essersene mai accorto. Restano il messaggio e la sua coerenza, e pesano molto di più di prima.

Il lavoro sul linguaggio della leadership qui diventa più concreto, perché un’ambiguità che in ufficio si sarebbe sciolta in corridoio, a distanza, resta dov’è.